Googleフォームとスプレッドシートを活用すれば、勤怠管理から給与計算、源泉徴収票の作成までを効率的に行うことができます。以下に手順をまとめました。※設定の詳細や具体的な計算方法等は、ご依頼している税理士さんにお尋ねください。

Googleフォームの作成

従業員が日々の勤怠データ（出勤・退勤時間など）を簡単に入力できるようにします。

1. Googleドライブにアクセスし、「新規」→「Googleフォーム」を選択
2. フォームのタイトルを「勤怠管理フォーム」に設定
3. 以下のような項目を追加：
   • 氏名（ドロップダウン形式で従業員名を登録）
   • 日付（日付選択）
   • 出勤時間（時間形式）
   • 退勤時間（時間形式）
   • 休憩時間（短文回答、分単位で入力）
   • 備考（自由記述）
4. 回答データは自動的にスプレッドシートに保存されるよう設定。

スプレッドシートの構築

シート構成：

以下のように複数のシートを作成します：

(1) フォーム回答シート

• Googleフォームから自動生成されるシート。
• 列名例：タイムスタンプ、氏名、日付、出勤時間、退勤時間、休憩時間、備考。

(2) 勤怠集計シート

• 勤怠データを整理・計算するためのシート。
• 列名例：
  • A列：日付
  • B列：氏名
  • C列：出勤時間
  • D列：退勤時間
  • E列：休憩時間
  • F列：実働時間（計算式：=D2-C2-(E2/60)）

(3) 給与計算シート

• 各従業員の給与を計算するためのシート。
• 列名例：
  • A列：氏名
  • B列：基本給
  • C列：勤務日数（=COUNTIF(勤怠集計!B:B,A2)）
  • D列：総労働時間（=SUMIF(勤怠集計!B:B,A2,勤怠集計!F:F)）
  • E列：支給額（=D2*B2）
  • F列以降：控除額や最終支給額。

(4) 設定シート

• 時給や税率などの基本情報を管理するためのシート。
• 列名例：
  • A列：項目名（時給、税率など）
  • B列：値。

源泉徴収税額表の導入

給与金額と扶養人数に基づいて源泉徴収税額を自動計算します。

1. 国税庁ウェブサイトから「源泉徴収税額表（月額表）」をダウンロードし、Googleスプレッドシートにインポート。
2. 必要な範囲（74万円未満）までデータを整理。
3. 「金額」「人数」「税額」の列を追加し、XLOOKUP関数で検索条件を設定：text=XLOOKUP(人数セル, 扶養人数範囲, XLOOKUP(金額セル, 金額範囲, 税額範囲, , -1))

給与明細の作成

従業員ごとの給与明細書を自動生成します。

手順

1. 新しいシート「給与明細」を作成。
2. 必要な項目（氏名、支給年月、基本給、控除額など）を配置。
3. 各セルにVLOOKUP関数で給与データを参照：
4. 明細書は印刷またはPDFとして保存可能。

=VLOOKUP(氏名セル, 給与計算シート範囲, 列番号, FALSE)

運用フロー

1. 従業員がGoogleフォームで日々の勤怠データを入力。
2. 月末に「勤怠集計」シートで勤務データを確認・修正。
3. 「給与計算」シートで支給額や控除額を確認。
4. 「給与明細」シートで個別明細書を作成・配布。

注意点

• データの正確性確保のため、定期的なチェックが必要です。
• スプレッドシートの共有設定は慎重に行い、共有範囲はくれぐれも注意してください。

まとめ

Googleフォームとスプレッドシートを連携させることで、手間がかかる給与計算や源泉徴収票作成が驚くほど効率化されます。この仕組みはカスタマイズ性も高く、自社のニーズに合わせて柔軟に対応可能です。ぜひ試してみてください。