Googleスプレッドシートは、売上管理、顧客リスト、タスク管理、勤怠集計など、さまざまな業務で活用できます。
特に関数を使えるようになると、手作業での集計や確認作業を減らせるため、日々の業務効率化につながります。
ここでは、実務でよく使うGoogleスプレッドシートの関数を、用途別に紹介します。
基本の集計関数
SUM関数
SUM関数は、指定した範囲の数値を合計する関数です。
売上金額、経費、作業時間などの合計を出すときによく使います。
=SUM(A1:A10)
たとえば、A1からA10までに入力された売上金額の合計を求めたい場合に使用します。
AVERAGE関数
AVERAGE関数は、指定した範囲の平均値を求める関数です。
平均売上、平均点、平均作業時間などを確認するときに便利です。
=AVERAGE(B1:B20)
COUNT関数
COUNT関数は、指定した範囲内にある数値データの個数を数える関数です。
入力済みの数値データ数を確認したいときに使えます。
=COUNT(C1:C50)
文字列を含むセルも数えたい場合は、COUNTA関数を使うと便利です。
=COUNTA(C1:C50)
MAX関数・MIN関数
MAX関数は最大値、MIN関数は最小値を求める関数です。
最高売上、最低売上、最大作業時間、最小値の確認などに使えます。
=MAX(D1:D100) =MIN(D1:D100)
条件によって結果を変える関数
IF関数
IF関数は、条件に応じて表示する値を変える関数です。
合格・不合格の判定、達成・未達成の判定、ステータス分類などに使えます。
=IF(E1>=100,"達成","未達成")
この例では、E1の値が100以上なら「達成」、それ以外なら「未達成」と表示します。
SUMIF関数
SUMIF関数は、条件に一致するデータだけを合計する関数です。
特定の担当者、地域、商品カテゴリごとの売上集計などに役立ちます。
=SUMIF(F1:F50,"東京",G1:G50)
この例では、F1からF50の中で「東京」に一致する行の、G1からG50の数値を合計します。
COUNTIF関数
COUNTIF関数は、条件に一致するセルの数を数える関数です。
対応済み件数、未対応件数、特定商品の件数などを集計できます。
=COUNTIF(A1:A100,"完了")
AVERAGEIF関数
AVERAGEIF関数は、条件に一致するデータの平均を求める関数です。
部署別の平均売上や担当者別の平均対応時間などを確認できます。
=AVERAGEIF(A1:A100,"営業部",B1:B100)
データを検索・参照する関数
VLOOKUP関数
VLOOKUP関数は、指定した値をもとに表から対応するデータを検索する関数です。
商品コードから商品名や価格を取得する場合などに使えます。
=VLOOKUP(H1,A1:C100,3,FALSE)
この例では、H1の値をA列から探し、同じ行の3列目の値を返します。
最後の FALSE は完全一致で検索するという意味です。
XLOOKUP関数
XLOOKUP関数は、VLOOKUPより柔軟に検索できる関数です。
検索列と取得列を別々に指定できるため、実務ではこちらの方が扱いやすい場面もあります。
=XLOOKUP(H1,A1:A100,C1:C100,"該当なし")
該当するデータがない場合は「該当なし」と表示できます。
エラーや空白に対応する関数
IFERROR関数
IFERROR関数は、数式の結果がエラーになった場合に、指定した値を表示できる関数です。
検索結果が見つからない場合や、割り算でエラーが出る場合の対策に使えます。
=IFERROR(I1/J1,"エラー")
実務では、VLOOKUPやXLOOKUPと組み合わせて使うことも多いです。
=IFERROR(VLOOKUP(H1,A1:C100,3,FALSE),"該当なし")
ISBLANK関数
ISBLANK関数は、セルが空白かどうかを判定する関数です。
入力漏れチェックなどに使えます。
=IF(ISBLANK(A1),"未入力","入力済み")
文字列を扱う関数
CONCATENATE関数
CONCATENATE関数は、複数のセルや文字列を結合する関数です。
姓と名をつなげたり、住所を1つにまとめたりする場合に便利です。
=CONCATENATE(K1," ",L1)
最近では、& を使って結合する方法もよく使われます。
=K1&" "&L1
TEXT関数
TEXT関数は、数値や日付を指定した形式の文字列に変換する関数です。
請求書番号や日付入りの文言を作るときに役立ちます。
=TEXT(TODAY(),"yyyy/mm/dd")
日付を扱う関数
TODAY関数
TODAY関数は、現在の日付を表示する関数です。
日報、請求書、タスク管理表などで日付を自動表示したいときに使えます。
=TODAY()
DATEDIF関数
DATEDIF関数は、2つの日付の差を求める関数です。
経過日数、年齢、契約期間などを計算できます。
=DATEDIF(A1,B1,"D")
この例では、A1の日付からB1の日付までの日数を求めます。
まとめ
Googleスプレッドシートの関数を使いこなすと、集計、検索、判定、文字列処理、日付計算などを効率よく行えます。
まずは、SUM、AVERAGE、IF、SUMIF、COUNTIF、VLOOKUP、IFERROR あたりから覚えるのがおすすめです。
実務では、1つの関数だけでなく複数の関数を組み合わせて使う場面も多くあります。よく使う処理を関数化しておくことで、作業時間の短縮や入力ミスの防止につながります。