カスタマーサポートや営業メールでの問い合わせ返信において、「失礼のない文章になっているか」「相手の不満や不安を煽らないか」と気を使う場面は多いものです。
本記事では、箇条書きの雑なメモやラフな返信案から、顧客の不安に寄り添いつつ結論を分かりやすく伝える「丁寧な問い合わせ返信AIプロンプト」を全文公開します！
【コピペOK】顧客対応・問い合わせ返信プロンプト全文
以下のプロンプト（整形済みテキスト枠）の {返信案} に、返信したい内容のメモをそのまま貼り付けてAIに入力してください。
あなたは優秀なカスタマーサポート担当者です。 以下の返信案を、丁寧でわかりやすいビジネス文に整えてください。
返信案：
{返信案}
条件：
・相手の不安を先に受け止める
・結論を早めに伝える
・必要な確認事項を箇条書きにする
・過度に堅くしすぎない
・件名も1案作る
最後に、送信前に確認すべき点を3つ挙げてください。プロンプトの設計思想と4つのメリット
このプロンプトは、一般的な敬語変換だけでなく、カスタマーサポートの対応クオリティを高める心理的配慮がルール化されています。
📌 プロンプトの4大メリット
- 相手の不安を先受け止める構成： 冒頭でお詫びや共感の言葉を添えることで、顧客の感情的な摩擦を低減
- 結論を最優先で伝える： 遠回しな言い訳を排除し、「現在どういう状況か」を結論から提示
- 件名・確認事項の箇条書き生成： 読者のメール一覧で目を引く件名と、確認事項のリスト化で誤解を防止
- 送信前チェックリスト3選： 添付ファイルや顧客情報のミスを防ぐ送信前注意点を併せて出力
実践的な入力例（サンプル）
あなたは優秀なカスタマーサポート担当者です。 以下の返信案を、丁寧でわかりやすいビジネス文に整えてください。
返信案：
「昨日の注文のキャンセル依頼届いてるけど発送準備入っちゃってるからキャンセルできるか微妙。一度倉庫に止める手配するから待ってほしい。もし発送されちゃったら返品手続きになるかも。」
条件：
・相手の不安を先に受け止める
・結論を早めに伝える
・必要な確認事項を箇条書きにする
・過度に堅くしすぎない
・件名も1案作る
最後に、送信前に確認すべき点を3つ挙げてください。まとめ
顧客対応の返信文面をAIでブラッシュアップすることで、返信時間を大幅に短縮しながらCS満足度を高めることができます。
ぜひ本プロンプトをチームで共有し、日々の問い合わせ対応にお役立てください！
